Navodila, opozorila, pojasnila in priporočila FRS

• Potni nalog vedno naredite pred službeno potjo, saj je to osnova za zavarovanje zaposlenega in edini dokaz, da je bil na pot poslan po navodilu delodajalca.

• Pravočasno obvestite FRS, če zaposleni ne gre na službeno pot in uredite formalnosti za vračilo morebitne plačane kotizacije.
• Obvezen podatek na zahtevku za PN v primeru dopusta med službeno potjo se vpiše v opombe. Zaposleni mora pred potjo svojo odsotnost javiti v kadrovsko službo z oddajo ustreznega obrazca za dopust.
• Vnos zneska za letalsko karto (v primeru da znesek še ni znan, napišete oceno zneska) .
• Vnos zneska za nočnino (realna cena nočnine x št. nočnin), pri izbiri nastanitve ravnajte v smislu dobrega gospodarja.
• Priloge: podatki za plačilo kotizacije (najbolje program z vsemi dodatnimi informacijami).

• Udeležba na sestanku, predavanje — priložite: korespondenco, vabilo, informacijo o sestanku, zapis ...

• Memo ali mail napišete če sl. pot ni v planu potovanj, priložite tudi morebitno vabilo, program prav tako memo ali mail napišete za spremembo pri datumu odhoda na sl. pot ali prihoda iz sl. poti.
• Natančno izpolnite podatke za obračun.
• Pravilno označite za izplačilo predujma za dnevnice, nočnino.
• Podpis tajnice namesto potujočega je možen samo, če je zaposleni tajnico pooblastil za podpisovanje PN.
• Prevoz z lastnim avtom (več kot 500 km, v eno smer): povrne se cena za žel. vozovnico 2. razred ali drugi javni prevoz (ceno pridobi Vladka). Memo, ki ste ga prejeli je še vedno v uporabi.
• Letalsko karto kupimo, ko je zahtevek za službeno pot odobren.
• Zahtevkov, ki pridejo v odobritev po zaključeni službeni poti ne smemo obravnavati in obračunati.
• V primeru, da kakšen strošek plačate v naprej s službeno kartico ECMC nam dokazila o tem plačilu pošljite čimprej oz. vsaj, ko pošljete zahtevek za službeno pot.
• Vsi popravki, narejeni ročno na potnem nalogu morajo imeti zraven popravka podpis tistega, ki je popravek naredil.

• Vse dopolnitve napišite v opombe (nikakor ne na listke).

Nalog za službeno pot

Opozorilo za potne naloge v SLO:

• pri pripravi PN je potrebno pri izbiri AL in ostalih prevozih stroškov zadevo vnesti ločeno v dveh vrsticah (prva za odhod z lokacije IJS na lokacijo dogodka in drugo za povratek z lokacije dogodka na lokacijo IJS)
• ob obračunu PN obvezno potrdite v Navisionu (potrditev predloga za obračun službene poti)

Kotizacije in hotelski stroški (dodatno pojasnilo):

Pri kotizacijah veljata dva načina obravnave in plačila (razlikujeta se glede na to ali je dogodek v Sloveniji ali v tujini).

Za kotizacije in hotelske stroške v SLOveniji:

• plačamo kotizacijo na osnovi zahtevka, ki so mu priloženi prijavnica, program konference , morebitni predračun
• za hotelske stroške lahko dobi zaposleni akontacijo  na osnovi podpisanega in odobrenega PN, ki ga predloži na blagajno IJS
• hotelskih stroškov ne plačujemo v naprej in zanje ne izdajamo naročil
• hotelski strošek se upošteva v obračunu PN in račun za ta strošek je obvezna priloga k PN.

Za kotizacije in hotelske stroške v tujini:

• je potrebno odpreti PN in navesti stroške , če v trenutku odprtja veste le za strošek kotizacije, navedete tega (priložite program konference, prijavnico…, karkoli s čimer bomo dobili čimveč informacij za plačilo in o dogodku)
• na osnovi izpolnjenega ali dopolnjenega in seveda odobrenega PN pa dobi zaposleni nekaj dni pred potovanjem akontacijo za hotelske stroške (ki morajo biti ocenjeni realno) in za nekatere ostale stroške. PN je potrebno priložiti vse relevantne priloge za izplačilo akontacije
• izjema pri akontaciji za hotelske stroške so vodje, ki lahko za ta strošek uporabijo službeni  ECMC zato akontacije praviloma  ne dobijo

PRILOGE oz. PODATKI potrebni za obračun službene poti

Računi:

• vsi prevozi, ostali stroški (cestnina, parkirnina, predori, gorivo, vinjeta,…)
• nočnina — potrebno je dostaviti original, potrdilo o rezervaciji ne zadostuje.Neglede na način plačila, tudi če gre za plačilo z sl.kartico je potrebno predložiti račun)

• odrezki letalske karte, izpis elektronske karte, karte za vlak, račun za prevoz z GoOpti.

Potrdilo o udeležbi na konferenci (če ga potujoči ni prejel naj napiše v poročilo ali na obračun).

Poročilo o službeni poti

Memo – če stroški niso bili predvideni in so višji od 50,00 EUR ali če je prišlo do drugih sprememb (npr. podaljšanje poti zaradi zamude letala in s tem posledično nastanek dodatnih stroškov).

Mail (poslan v vednost vodji) – če stroški niso bili predvideni in so nižji od 50,00 EUR ali v primeru da je prišlo do spremembe pri datumu odhoda na sl. pot in prihoda iz sl. poti (če to že ni bilo, priloženo k nalogu za sl. pot), sprememba pri kraju odhoda ali prihoda.

Na obračunu je obvezno označevanje obrokov, ki jih je imel potujoči na sl. poti (v sklopu konference ali hotelskega računa).

V primeru, da potujoči nima računa za nočnino, ker je spal pri znancih, se mu obračuna 30 % vrednosti dnevnice kot povračilo za nočnino .

Oddaja obračuna PN je obvezna v 8 dneh po končani službeni poti, pravočasno pošiljanje obračunov je zakonsko obvezno. Prav tako je pravočasno pošiljanje obračunov potrebno zaradi rokov poročanja na projektih kakor tudi zaradi trajanja projektov in uveljavljanja stroškov na njih.

Povračilo stroškov, za katere je kot dokaz potreben račun, brez priloženega računa ni možno.

V primeru izrednih gostinskih storitev (večerje, kosila) za katere je bilo potrebno dodatno plačilo je potrebno narediti memo, zahtevek in priložiti originalen račun. Na osnovi tega bo narejeno povračilo.